Workplace e change management: come abilitare un nuovo modo di lavorare

Categoria: change management, Modern Workplace
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Workplace e change management operano in naturale sintonia. All’interno di un’azienda la gestione del cambiamento è, infatti, in grado di aiutare le persone ad adattarsi a nuovi modi di lavorare, coinvolgendole lungo tutto il processo di trasformazione: un’operazione fondamentale in qualsiasi progetto di digital transformation, soprattutto se si considera che per natura tutti gli individui tendono a resistere al cambiamento e hanno, quindi, bisogno di essere accompagnati in un percorso di progressivo adattamento. Fondamentale è riuscire a far riconoscere a ognuno i limiti del proprio ambiente di lavoro, aiutando così a traghettare le risorse all’interno di un nuovo workplace capace di aumentarne efficienza e produttività. Un punto di arrivo nient’affatto scontato senza una buona pianificazione del cambiamento volta non solo alla riduzione dello stress, ma soprattutto all’incremento dell’engagement dei dipendenti per innalzarne il livello di soddisfazione. Obiettivi che possono essere assicurati solo da professionisti esperti di change management, capaci di coinvolgere gli utenti fin dall’avvio dei progetti grazie all’applicazione di una metodologia certa e comprovata.

 

Workplace e change management, dal business case alla visione comune

In ambito workplace la pianificazione di un buon percorso di change management inizia con un’analisi approfondita delle spinte che stanno portando l'organizzazione a valutare il cambiamento e della sua capacità di adattarsi al nuovo contesto desiderato. In altre parole, occorre valutare attentamente quanto l’azienda sia pronta ad abbracciare la trasformazione in termini di risorse: un punto essenziale per garantire il successo del progetto attraverso la messa a punto di un percorso che deve essere sempre personalizzato. Di norma, l’analisi viene condotta attraverso approfonditi sondaggi interni che diano ai dipendenti la possibilità di esprimere aspettative e attitudini al cambiamento. Questo aiuta a far sentire gli utenti particolarmente coinvolti, rendendoli parte attiva della trasformazione. Parallelamente occorre valutare le ragioni che spingono l’organizzazione al cambiamento. Si tratta di un passaggio è fondamentale: in funzione della motivazione indicata, potrà essere infatti costruito un business case customizzato, elaborando KPI specifici per misurare l’effettivo successo del progetto. Non solo. Sulla base della motivazione potrà essere anche formulata quella visione comune che permetterà di ingaggiare efficacemente le risorse.

 

L’importanza della comunicazione bidirezionale

Spesso le aziende si lanciano in progetti trasformativi del workplace senza coinvolgere fin da subito i dipendenti, il che crea solo dubbi e incertezze. In questo tipo di iniziative, invece, è fondamentale creare una visione comune, in cui tutte le risorse possano partecipare dando il proprio contributo. Ciò consente di tenere costantemente allineate aspettative personali e obiettivi di business, evitando costosi errori di progettazione che possono arrivare anche a compromette il successo finale dei progetti. Da questo punto di vista, la comunicazione offre un aiuto importantissimo. Occorre, però, stare attenti nella pianificazione del suo utilizzo. Per renderla davvero efficace, è necessario infatti che la comunicazione sia personalizzata e assicurata per tutta la durata del progetto. Non solo. Per mantenere viva la partecipazione di tutti, è importante impostare un dialogo bidirezionale. In altre parole, l’azienda deve riuscire ad assume anche una posizione d’ascolto: il coinvolgimento dei dipendenti si tradurrà in una transizione più fluida al nuovo workplace, di cui i dipendenti possono comprendere meglio il valore, avendone condiviso la progettazione con spunti e suggerimenti.

 

Workplace e change management, adottare e adattarsi al cambiamento

All’interno di un’azienda il cambiamento può considerarsi riuscito solo quando diventa la ‘nuova normalità’. La misurazione finale del livello d’adozione permette di capire quanto questa ‘nuova normalità’ sia stata raggiunta e quanto le persone si siano effettivamente adattate al nuovo workplace. Entrano qui in gioco le metriche stabilite in fase d’avvio del progetto, precedute da attività di un monitoraggio continuo lungo tutto il percorso di trasformazione. Solo così sarà possibile giungere al miglior risultato finale, certi di essere intervenuti tempestivamente su ogni criticità insorta in fase di sviluppo e implementazione. Il change management è, infatti, un processo ‘vivo’, che richiede messe a punto continue. Il suggerimento è addirittura quello di continuare a monitorare i comportamenti degli utenti anche dopo il go live del progetto, garantendo così ulteriori perfezionamenti. In questo modo si eviteranno pericolosi passi indietro da parte di chi, dopo l’entusiasmo iniziale, torna inevitabilmente alle proprie abitudini operative.

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