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GDPR e change management costituiscono un connubio inscindibile per potersi assicurare un pieno adeguamento normativo. La GDPR compliance, infatti, non è un tema che riguarda solo l’ufficio legale di un’organizzazione, ma coinvolge chiunque tratti dati personali al suo interno e debba, quindi, essere pienamente consapevole della necessità di rispettare un Regolamento che va a impattare profondamente processi e procedure. Proprio qui entra in gioco il change management, uno strumento indispensabile per implementare in modo sistematico strategie capaci non solo di guidare e gestire il cambiamento, ma anche di aiutare le persone ad adattarsi a questi mutamenti. La trasformazione in un’azienda rappresenta spesso un percorso sfidante, che per essere affrontato al meglio richiede la capacità di tenere sotto controllo moltissimi aspetti: da quelli più strettamente tecnologici a quelli più legati alla riorganizzazione dei processi, senza trascurare l’importante componente umana, elemento decisivo per il successo di qualsiasi progetto trasformativo.
GDPR e change management: i passi imprescindibili
L’obiettivo del change management è quello di riuscire a introdurre in un’organizzazione importanti cambiamenti in modo assolutamente naturale e indolore. Un obiettivo irraggiungibile se non si pianificano, fin dall’inizio, tutti i passi necessari da compiere. Per farlo occorre sapere con esattezza cosa deve essere tenuto sotto controllo, dimostrandosi padroni di tutte le componenti chiave del change management. Fanno parte di questa disciplina numerose attività, tra cui un’attenta valutazione della situazione di partenza, la pianificazione, il testing, la comunicazione, l’implementazione, la documentazione, il coaching e l’assessment finale. Ognuna di queste componenti risulta vitale per la successiva, tanto che nessuna può essere minimamente trascurata. Pena: la perdita di controllo sull’intera gestione del processo di cambiamento. Per quanto il change management trovi, poi, una teorica conclusione nell’assessment finale, è sicuramente interessante notare come, in un progetto di GDPR compliance, la sua carica non si esaurisca mai. Per questo la fase di valutazione dovrebbe essere periodicamente riproposta attraverso assessment continui, volti a verificare nel tempo il costante allineamento dei processi, delle tecnologie e delle risorse con tutti i requisiti normativi.
L’importanza di un change management personalizzato
In un progetto di GDPR compliance, il change management non è un’attività applicabile nella stessa modalità in tutte le organizzazioni. Ogni realtà è un’entità unica, caratterizzata da sue individualità e processi. Quindi la gestione del cambiamento, pur articolata in una serie di attività standard, non può essere replicata tale e quale, ma deve essere calata su ogni organizzazione in modo del tutto personalizzato. A questo proposito, risulta fondamentale l’attenta valutazione iniziale di quanto un’azienda sia pronta al cambiamento e all’adeguamento normativo, per prevedere l’impatto della trasformazione sull’intera organizzazione e capire come gestire il gap tra punto di partenza e d’arrivo. Tutti assessment che portano allo sviluppo di un percorso customizzato per arrivare a centrare in pieno l’obiettivo di GDPR compliance, obiettivo per il quale le persone rappresentano un asset sostanziale. Per questo è importante prevedere attività di training mirate, capaci non solo di istruire il personale in funzione del proprio ruolo, ma soprattutto di coinvolgerlo fin dall’avvio dei progetti per renderlo un vero e proprio attore del cambiamento.
GDPR e change management: velocizzare il cambiamento
La gestione del cambiamento deve essere un processo naturale e indolore, ma il completo adeguamento al GDPR non può richiedere troppo tempo per evitare inosservanze punibili con sanzioni anche molto salate. L’adeguamento dei processi, delle soluzioni tecnologiche e della cultura aziendale deve essere, quindi, guidato e gestito all’interno di un quadro temporale ben definito. Il tutto senza mai perdere il controllo su ogni singolo aspetto della compliance, così come prevede la nuova normativa. Decisamente utile, in questo senso, la possibilità di affidarsi a chi sul mercato offre una metodologia di change management matura e comprovata, capace di toccare ogni punto del percorso di cambiamento con una tempistica certa e predeterminata. Solo così si potrà essere sicuri di centrare l’obiettivo di compliance, adeguando perfettamente l’organizzazione ai requisiti del nuovo Regolamento europeo.
