Come applicare il change management all'informatica

Change management e informatica rappresentano due mondi altamente convergenti. Oggi all’interno delle aziende il digitale rappresenta, infatti, la spinta principale alla trasformazione e questo influenza in modo sostanziale i progetti e l’approccio alla loro gestione. Una gestione che si dimostra efficace solo applicando tutti quei modelli di riferimento che da sempre appartengono a pieno titolo alla disciplina del change management. In forza dei loro obiettivi trasformativi, anche i progetti legati all’informatica devono quindi applicare queste stesse tecniche e metodiche, ricordando che un buon percorso di change management non gestisce solo il cambiamento dal punto di vista tecnologico, ma è anche in grado di aiutare le persone ad adattarsi ai nuovi scenari che si vengono a delineare. E d’altra parte, il vero successo di qualsiasi progetto di trasformazione risiede proprio nelle persone e nella loro partecipazione attiva all’importante cambio di passo dell’intera organizzazione.

Change management e informatica: le tappe fondamentali del cambiamento

Il change management è una disciplina comprovata, che prevede un percorso dalle tappe ben definite. Uno dei suoi focus più importanti sta nella gestione delle persone ed è per questo che fin da subito aiuta non solo a interagire con gli sponsor dei progetti, ma anche a identificare i possibili agenti di cambiamento all’interno delle organizzazioni e tutti gli individui potenzialmente toccati dalle trasformazioni operative e di processo. L’interazione con questi ultimi è promossa attraverso iniziative di engagement e formazione, calate in modo quasi personalizzato in funzione dell’impatto che la trasformazione ha sul loro lavoro. Grande attenzione è anche riservata alla gestione delle conseguenze organizzative e operative della trasformazione: una gestione declinata in analisi puntuali dei singoli processi investiti. La metodologia prevede, poi, un monitoraggio continuo di tutte le attività, operazione che permette di intervenire tempestivamente introducendo eventuali correzioni prima del go-live dei progetti. Infine, il change management consente di misurare con precisione i risultati d’adozione del cambiamento, permettendo così di verificare l’effettiva evoluzione aziendale e la piena realizzazione degli obiettivi prefissati.

Il ruolo centrale delle persone

In informatica i progetti di cambiamento non sono semplici da realizzare. Spesso si scontrano con ostacoli che frenano il pieno raggiungimento dei loro obiettivi. Uno di questi ostacoli è sicuramente rappresentato dalla resistenza delle persone, quasi sempre frutto di un loro scarso coinvolgimento. La partecipazione è invece un punto fondamentale per il successo dei progetti di trasformazione, soprattutto per quelli digitali, in cui l’accettazione del cambiamento non è sufficiente. Occorre una piena adesione da parte dell’intera popolazione aziendale, chiamata ad essere parte attiva del processo affinché il cambiamento si realizzi. Fondamentale è, dunque, creare un contesto in cui ognuno si senta accolto e ingaggiato: stimolato a sviluppare un atteggiamento proattivo nei confronti dell’innovazione tecnologica. Tutto ciò non si ottiene con le classiche imposizioni top-down, ma predisponendo iniziative e attività in cui ciascuno può dare un contributo, sicuro di essere ascoltato. Le iniziative di comunicazione e trasparenza dovranno, quindi, essere bidirezionali, attente a raccogliere e tracciare ogni forma di feedback da parte degli utenti, mentre corsi e training dovranno fare leva su una metodologia di apprendimento continuo, spingendo sulla piena comprensione dei benefici derivanti dall’uso dei nuovi strumenti digitali.

Change management e informatica: misurare e monitorare

La gestione del cambiamento offre importati momenti di verifica lungo tutto il percorso di trasformazione digitale. Si tratta di punti di controllo fondamentali non solo per stabilire il costante allineamento tra gli obiettivi dei progetti e i traguardi effettivamente raggiunti, ma anche per introdurre eventuali correttivi in caso di disallineamenti che possono addirittura pregiudicare il successo dei progetti. Il primo punto di misurazione deve essere inserito subito nella fase iniziale di ingaggio, ossia in quell’attività di comunicazione che punta a coinvolgere tutte le risorse con messaggi mirati e persuasivi. Si tratta di una fase molto delicata, la cui efficacia può essere facilmente valutata attraverso survey e questionari capaci anche di tracciare la generale propensione al cambiamento. Il secondo punto di misurazione deve essere, invece, inserito in fase di training. In questo caso è possibile monitorare l’effettivo incremento di competenze e skill maturati dagli utenti attraverso la raccolta di feedback e commenti che mettano in luce eventuali gap nell’approccio o nei contenuti. Infine, il percorso di change management consente di misurare in fase di go-live dei progetti il reale utilizzo dei nuovi strumenti messi a disposizione. In questo caso, incontri a piccoli gruppi possono aiutare a raccogliere segnalazioni su eventuali difficoltà, aiutando a risolvere le criticità prima che gli utenti abbandonino i nuovi ambienti di lavoro.