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Un cloud workplace è un nuovo modo di intendere l’ambiente di lavoro digitale e flessibile, che rende l’azienda competitiva e libera da qualsiasi legame fisico. Si tratta di creare uno spazio interconnesso, dove non è la sede fisica dell’impresa a rendere produttivo un dipendente, bensì è l’adozione di tecnologie abilitanti che garantiscono alla persona la possibilità di gestire il proprio lavoro da qualunque luogo e a qualunque ora. Il cloud workplace va inteso, quindi, come un’astrazione della produttività rispetto alla classica scrivania: nel cloud finiscono file, desktop e potenza di calcolo, affinché l’utente finale (il dipendente) possa godere di un’esperienza professionale affidabile. Il cloud workplace dà vantaggi in numerosi modi: rende più efficiente l’impresa, potenzia gli strumenti in mano agli operatori sul campo e, inoltre, consente alle aziende di attirare nuovi talenti nelle generazioni più giovani, che pretendono uno spazio lavorativo digitale e interconnesso.
Cos’è il cloud workplace
Il cloud workplace fa parte, più in generale, di una nuova evoluzione dell’ambiente lavorativo. Si tratta dell’adozione di strumenti che mettono i dipendenti al centro della riorganizzazione dell’operatività, in modo che essi possano lavorare in modo più snello ed efficiente. Un ambiente digitale contribuisce a innalzare il coinvolgimento dei dipendenti (l’employee engagement) che a sua volta incrementa la produttività: le persone lavorano semplicemente meglio. Nel cloud workplace, il cloud, naturalmente, ricopre un ruolo fondamentale: non è più il PC desktop aziendale il centro dell’attività quotidiana, bensì un’infrastruttura cloud nella quale vengono convogliati vari asset, tools e dati. Per accedervi basta semplicemente una connessione a Internet. Si tratta di un cambiamento che è ormai stato metabolizzato nella vita quotidiana (come i tanti spazi di archiviazione cloud personali) ma che nel mondo aziendale è ancora sottoutilizzato. Questa discrepanza fra la digitalizzazione della vita privata e di quella professionale è sempre più anacronistica: i dipendenti chiedono che l’azienda evolva per assecondare le nuove abitudini e proponga strumenti di lavoro flessibili ed efficienti, in linea con l’esperienza di uso del web alla quale siamo ormai tutti abituati.
I vantaggi del cloud workplace
Un ambiente aziendale basato sul cloud offre diversi benefici. Garantisce ai dipendenti la flessibilità di lavorare con il dispositivo che preferiscono (anche uno smartphone) e da qualunque luogo. Se un addetto vendite, per esempio, è in trasferta, può continuare a operare con gli stessi file e gli stessi strumenti che avrebbe a disposizione in azienda. Un cloud workplace migliora l’accessibilità perché un’infrastruttura cloud è sempre operativa e non conosce orari. Un ambiente così evoluto, inoltre, migliora la collaborazione tra i dipendenti, per esempio grazie alla modifica contemporanea di un documento o di un foglio di calcolo. Inoltre, il cloud è per sua natura scalabile: le aziende possono ridurre o aumentare l’estensione del cloud workplace secondo le esigenze del momento, attraverso costi sempre chiari e preventivabili.
Cloud workplace: come implementarlo
Implementare un ambiente cloud è un cambiamento importante, che deve essere affrontato nel modo giusto. Innanzitutto, serve un piano di change management affinché venga compreso quanto il cloud workplace influenzerà, innanzitutto, il modo di lavorare dei dipendenti e la gestione dei dati. È necessario, inoltre, che le imprese valutino con attenzione quali settori della propria infrastruttura informatica portare nel cloud (e-mail, canali di comunicazione, storage, etc) per assicurare un processo di transizione il più fluido possibile. L’implementazione di un cloud workplace, poi, non può prescindere da una gestione diversa della sicurezza informatica: i dipendenti accederanno all’infrastruttura IT in molte situazioni diverse. L’aiuto di un system integrator per la consulenza e per comprendere appieno gli impatti e le potenzialità di questa evoluzione aziendale è critico.
