Change management e smart working rappresentano due componenti imprescindibili di qualsiasi progetto aziendale volto a introdurre nuovi modelli operativi improntati all’agilità. Una flessibilità che ai dipendenti non riconosce solo la possibilità di stabilire luogo e orari di lavoro, ma soprattutto un elevato grado di autonomia per il raggiungimento degli obiettivi assegnati. Si tratta di un cambiamento forte all’interno delle logiche aziendali, che oltre a richiedere l’elaborazione di nuovi processi operativi e l’evoluzione dei modelli organizzativi, spinge anche alla promozione di una nuova cultura all’interno delle imprese. Per questo qualsiasi progetto legato allo smart working deve essere accompagnato da un percorso di change management, in grado non solo di guidare e gestire il cambiamento, ma anche di aiutare le persone ad adattarsi a questi mutamenti. Con una precisazione importante. Il change management non è una strada a senso unico valida per tutti. Il percorso va calato su ogni realtà in base alle sue caratteristiche, anche se naturalmente esistono per tutti i progetti delle componenti chiave che vanno sempre tenute in considerazione.
L’obiettivo del change management è fondamentalmente quello di aiutare le aziende a introdurre importanti cambiamenti in modo naturale e indolore. Un obiettivo raggiungibile solo coinvolgendo al massimo dipendenti e collaboratori attraverso una comunicazione costante, da attivare immediatamente, fin dall’inizio dei progetti. Nel caso dello smart working, occorre spiegare a tutti il significato del cambiamento, i benefici che garantisce, l’impegno profuso dall’azienda, i tempi della transizione, le fasi di implementazione dei nuovi strumenti e l’importanza della partecipazione di ognuno. Tutto va fatto comprendere con estrema precisione in modo da guadagnare il consenso dell’intera popolazione aziendale, che sposando in pieno il progetto smart working ne determinerà il successo. L’adozione di una nuova modalità di lavoro passa, infatti, soprattutto dalle persone, che devono essere convinte della bontà del progetto e contribuire attivamente alla sua realizzazione, trasformandosi così in veri e propri attori di cambiamento.
Ogni cambiamento aziendale, per essere accettato, non può essere solo spiegato, ma anche sostenuto e promosso. Tanto più se il cambiamento richiede un’importante evoluzione dei modelli organizzativi, andando a impattare sulla cultura di un’impresa. In questo caso, per un’efficace gestione del cambiamento, è fondamentale poter contare su forti sponsorizzazioni interne. Occorre, però, coinvolgere le figure corrette. Le prime da arruolare per i progetti di smart working sono sicuramente tra il Top Management, che dando il proprio endorsement all’iniziativa ne aumentano l’importanza strategica, garantendo la massima adesione da parte di tutta l’azienda: alcuni studi ritengono che questa sponsorship aumenti addirittura fino all’85% la possibilità di raggiungere gli obiettivi stabiliti. Fondamentale per un change management di successo è anche il totale coinvolgimento delle Risorse Umane, in grado di aiutare a comprendere meglio la cultura aziendale di partenza per stabilire il gap da chiudere a fine percorso. Imprescindibile ovviamente anche la sponsorship dei Responsabili IT, che a una efficace gestione del cambiamento possono dare un importante contributo, scegliendo all’interno dei gruppi di lavoro alcuni digital champion incaricati di promuovere l’innovazione tra pari.
Introdurre lo smart working all’interno di un’azienda è un progetto di ampio respiro, che alla fine del suo percorso deve poter contare su risorse in grado di utilizzare al meglio i nuovi strumenti disponibili, calandoli in una nuova logica di lavoro. Un efficace change management deve, quindi, prevedere anche approfonditi momenti formativi, possibilmente differenziati per ambiti di impiego. L’obiettivo è far comprendere a tutti i numerosi vantaggi della nuova modalità operativa, aiutando ogni risorsa a lavorare nel migliore dei modi. La fase di training, al di là degli aspetti tecnici, deve essere concepita come un dialogo aperto, l’occasione per raccogliere anche eventuali dubbi e frustrazioni degli utenti, che si trovano a dover gestire una situazione del tutto nuova. Viene in questo modo a configurarsi quella logica di miglioramento continuo che permette di allineare costantemente i progetti di smart working alle effettive esigenze della popolazione aziendale, presupposto fondamentale per garantirne il successo nel tempo.