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Per garantirsi maggiori livelli di efficienza e produttività, sempre più organizzazioni stanno trasformando il proprio modo di lavorare, abbracciando le nuove logiche del Modern Workplace: un ambiente di lavoro sempre connesso, in grado non solo di sfruttare al massimo gli enormi flussi di dati disponibili, ma anche di aumentare il valore dei singoli processi grazie a una condivisione in tempo reale di informazioni accessibili da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Una delle caratteristiche principali del Modern Workplace è, infatti, quella di riuscire a superare i classici limiti fisici legati alla postazione fissa, consentendo di lavorare ovunque, con qualsiasi dispositivo, in piena sicurezza e nel completo rispetto della privacy. Una modalità di lavoro ‘smart’, che rende molto più agili e produttivi dipendenti e collaboratori, gratificati da una maggiore flessibilità e autonomia operativa.
Il primo pilastro: i tool di collaboration
Ma quali sono gli strumenti fondamentali che non possono mancare in un progetto di Modern Workplace? In primo luogo, i tool dedicati alla collaborazione. Il lavoro ‘smart’ si basa, infatti, su spazi condivisi, in cui tutti gli utenti possono scambiare velocemente documenti, informazioni, opinioni ed esperienze. Occorrono, quindi, strumenti che consentano di avviare riunioni online, condividere file, chattare e creare spazi virtuali comuni: il tutto in un ambiente possibilmente personalizzabile, progettato per automatizzare specifici processi e flussi di lavoro. In sostanza, una piattaforma integrata, che non permetta solo di scegliere lo strumento di collaborazione più adatto per ogni compito, ma anche di poter contare su informazioni sincronizzate all’interno di tutti i tool. Si potrà così beneficiare di un’esperienza di lavoro molto più fluida e naturale, decisamente più produttiva rispetto ai tradizionali Workplace in cui le applicazioni operano a silos.
Il secondo pilastro: gli strumenti per la mobility
Il Modern Workplace abilita un lavoro agile e flessibile, che può essere svolto ovunque e in qualsiasi momento della giornata. Qualunque progetto di questo tipo deve, quindi, prevedere strumenti di produttività in grado di supportare le più comuni piattaforme mobili. Per lo smart worker sarà così possibile lavorare, condividere file e avviare meeting online, utilizzando il dispositivo che più preferisce. Specifiche funzionalità possono aiutarlo, poi, a tenere sotto controllo la giornata lavorativa, fornendo promemoria e informazioni utili per l’esecuzione dei task assegnati. In questo modo la sua produttività potrà essere accelerata e l’esperienza mobile riuscirà a tradursi per l’azienda in un caso d’uso di effettivo successo.
Il terzo pilastro: i tool di analisi
I Modern Workplace sfruttano dati, analisi e intelligenza artificiale per continuare ad apprendere e migliorare i processi decisionali d’impresa. Per farlo, sfruttano strumenti in grado di raccogliere informazioni da più fonti, aggregandole in dashboard che permettono a ogni dipendente di analizzare e studiare a fondo i dati aziendali per capire in che modo le sue attività contribuiscano al raggiungimento degli obiettivi di business. Spesso sono disponibili anche console personali che controllano come viene utilizzato il tempo lavorativo. Questo permette di modificare le abitudini, migliorando significativamente la produttività di ognuno. In generale, è stato calcolato infatti che gli utenti riescano addirittura a recuperare 4-5 ore alla settimana grazie a un’ottimizzazione d'efficienza per quanto riguarda riunioni, scrittura delle e-mail e pianificazione delle attività. Si tratta di dashboard particolarmente utili anche per i responsabili aziendali, che possono così individuare i principali ostacoli alla produttività dell'organizzazione, introducendo efficaci cambiamenti.
Il quarto pilastro: gli strumenti di security
Naturalmente un Modern Workplace intelligente non può che fare i conti con il tema della sicurezza dei dati. La possibilità garantita agli utenti di connettersi al proprio account aziendale ovunque e con qualsiasi tipo di dispositivo garantisce, infatti, una grande flessibilità operativa, ma contemporaneamente genera enormi rischi di cybersecurity. Un progetto di Modern Workplace deve, quindi, prevedere l’integrazione di funzionalità avanzate di sicurezza, possibilmente potenziate dall’Intelligenza Artificiale e dal Machine Learning per poter anticipare e contrastare con il massimo dell’efficacia qualunque tipologia d’attacco. Si potrà così sfruttare un approccio in grado di proteggere non solo i dati e le informazioni, ma anche i dispositivi e le applicazioni in modo integrato e compliant al nuovo regolamento europeo sulla data privacy.